Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind vielfältiger, als viele Eigentümer vermuten. Von der Buchhaltung über die Instandhaltung bis hin zur rechtlichen Vertretung. Eine professionelle Verwaltung übernimmt zahlreiche Aufgaben, die den Wert Ihrer Immobilie sichern und Sie als Eigentümer entlasten.
Doch Hausverwaltung ist nicht gleich Hausverwaltung. Je nachdem, ob es sich um eine WEG-Verwaltung, eine Sondereigentumsverwaltung (SEV) oder eine Mietverwaltung handelt, unterscheiden sich die Aufgaben und Zuständigkeiten erheblich.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Hausverwaltung konkret macht, worin sich die drei Verwaltungsarten unterscheiden und welche für Ihre Situation die richtige ist.
Was macht eine Hausverwaltung? Die drei Aufgabenbereiche
Unabhängig von der Verwaltungsart lassen sich die Aufgaben einer Hausverwaltung in drei zentrale Bereiche gliedern: kaufmännische, technische und rechtliche Aufgaben.
Kaufmännische Aufgaben
Der kaufmännische Bereich bildet das Fundament jeder Hausverwaltung. Dazu gehören die laufende Buchführung, die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen, die Verwaltung von Bankkonten, der Einzug von Hausgeld oder Mieten sowie die Bildung und Verwaltung von Rücklagen.
Eine transparente und nachvollziehbare Buchführung ist dabei entscheidend, damit Eigentümer jederzeit den Überblick über die finanzielle Lage ihrer Immobilie behalten.
Technische Aufgaben
Im technischen Bereich sorgt die Hausverwaltung für den baulichen Zustand der Immobilie. Dazu zählen regelmäßige Objektbegehungen, die Beauftragung und Überwachung von Handwerkern, die Organisation von Wartungsarbeiten sowie die Einhaltung von Verkehrssicherungspflichten, beispielsweise die Beauftragung eines Winterdienstes.
Gerade auf Fehmarn, wo Salzluft, Wind und Feuchtigkeit Gebäude stärker beanspruchen als im Binnenland, ist eine vorausschauende technische Verwaltung besonders wichtig.
Rechtliche Aufgaben
Die rechtlichen Aufgaben umfassen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, das Vertragsmanagement mit Dienstleistern und Versicherungen sowie die Vertretung der Eigentümer gegenüber Dritten. Die Hausverwaltung stellt sicher, dass Fristen eingehalten, Beschlüsse rechtssicher umgesetzt und Verträge regelmäßig auf ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis geprüft werden.
Wichtig zu wissen: Diese Tätigkeiten stellen ausdrücklich keine Rechtsberatung dar. Eine Hausverwaltung darf und wird Sie in rechtlichen Fragen nicht beraten – das ist Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten vorbehalten und dem Verwalter nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) untersagt.
Die Aufgabe der Hausverwaltung besteht darin, den rechtlichen Rahmen im Verwaltungsalltag korrekt anzuwenden, etwa Fristen einzuhalten oder Beschlüsse formal richtig umzusetzen. Bei rechtlichen Auseinandersetzungen, Vertragsprüfungen im Streitfall oder individuellen Rechtsfragen ist eine anwaltliche Beratung erforderlich. Eine gute Hausverwaltung erkennt diese Grenze und weist Eigentümer frühzeitig darauf hin, wenn juristischer Rat notwendig wird.
Welche dieser Aufgaben im Detail anfallen und wer wofür zuständig ist, hängt von der Art der Verwaltung ab.
Die WEG-Verwaltung – Aufgaben, Pflichten und Zuständigkeiten
Was ist eine WEG-Verwaltung?
Die WEG-Verwaltung ist für das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig. Also für alles, was allen Eigentümern gemeinsam gehört.
Dazu zählen unter anderem das Dach, die Fassade, das Treppenhaus, Außenanlagen, tragende Wände, die Heizungsanlage und gemeinsam genutzte Leitungen. Die rechtliche Grundlage bildet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG), insbesondere die §§ 24, 27 und 28 WEG und die jeweilige Teilungserklärung des Objekts.
Wichtig: Die WEG-Verwaltung ist nicht zuständig für das Sondereigentum, also die einzelne Wohnung, und auch nicht für die Vermietung. Wer seine Eigentumswohnung vermietet, benötigt dafür eine Sondereigentumsverwaltung.
WEG oder GdWE? Eine kurze Begriffsklärung
Wer sich mit dem Thema Hausverwaltung beschäftigt, stößt schnell auf zwei Abkürzungen, die leicht zu verwechseln sind.
WEG steht für das Wohnungseigentumsgesetz – also das Gesetz selbst. Umgangssprachlich wird „WEG“ aber auch für die Eigentümergemeinschaft verwendet, was zu Missverständnissen führen kann.
Seit der WEG-Reform 2020 hat sich für die Gemeinschaft daher zunehmend die Bezeichnung GdWE (Gemeinschaft der Wohnungseigentümer) etabliert. Sie ist präziser, weil sie klar zwischen dem Gesetz und der Gemeinschaft als rechtsfähigem Verband unterscheidet. Gesetzlich zulässig sind beide Bezeichnungen: Nach § 9a Abs. 1 WEG führt die Gemeinschaft die Bezeichnung „Gemeinschaft der Wohnungseigentümer“ oder „Wohnungseigentümergemeinschaft“, jeweils ergänzt um die Angabe des gemeinschaftlichen Grundstücks.
In diesem Beitrag verwenden wir weiterhin die Begriffe „WEG-Verwaltung“ und „Wohnungseigentümergemeinschaft“. Der Grund ist praktischer Natur: Diese Begriffe sind im allgemeinen Sprachgebrauch fest verankert und den meisten Eigentümern vertraut. Wenn wir von WEG-Verwaltung sprechen, meinen wir also die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer GdWE – nicht das Gesetz.
Die konkreten Aufgaben der WEG-Verwaltung
Die Aufgaben der WEG-Verwaltung sind zum großen Teil gesetzlich vorgeschrieben. Zu den wichtigsten gehören:
- Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
- Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung
- Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung
- Verwaltung der Erhaltungsrücklage (ehemals Instandhaltungsrücklage)
- Koordination von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum
- Abschluss und Überwachung von Verträgen, zum Beispiel für Versicherungen, Hausmeisterdienste oder Reinigung
- Führung der Bankkonten der WEG
- Vertretung der WEG gegenüber Dritten, zum Beispiel Behörden, Handwerkern und Versicherungen
Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 i. V. m. § 48 Abs. 4 WEG). Jeder einzelne Eigentümer kann grundsätzlich verlangen, dass ein solcher Verwalter bestellt wird. Eingeführt wurde diese Regelung mit der WEG-Reform 2020 (WEMoG).
Das Gesetz sieht eine Ausnahme vor, wenn drei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind: Die Gemeinschaft hat weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde selbst zum Verwalter bestellt (Eigenverwaltung), und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter.
Wer den Weg der Eigenverwaltung geht, sollte sich der organisatorischen und rechtlichen Herausforderungen bewusst sein: Auch für Privatpersonen gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen wie für professionelle Verwaltungen.
Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) – Aufgaben und Zuständigkeiten
Was ist eine Sondereigentumsverwaltung?
Die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich um die Verwaltung einer einzelnen Eigentumswohnung innerhalb einer WEG, insbesondere dann, wenn diese vermietet wird.
Der Zuständigkeitsbereich der SEV umfasst alles, was zum Sondereigentum gehört: zum Beispiel die Innenräume der Wohnung, nicht tragende Innenwände, Bodenbeläge und Sanitärinstallationen innerhalb der Wohnung.
Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung basiert die SEV nicht auf dem Wohnungseigentumsgesetz, sondern auf dem BGB (§ 675 – entgeltliche Geschäftsbesorgung) und dem individuellen Verwaltervertrag zwischen Eigentümer und Verwalter.
Der SEV-Verwalter kann, muss aber nicht der WEG-Verwalter sein. Es kann allerdings Vorteile haben, beides in einer Hand zu bündeln, da der Verwalter das Objekt und seine Gegebenheiten dann bereits kennt.
Die konkreten Aufgaben der SEV
Die Sondereigentumsverwaltung übernimmt im Auftrag des Eigentümers unter anderem folgende Aufgaben:
- Mietersuche und Abschluss von Mietverträgen
- Durchführung von Wohnungsübergaben und -abnahmen
- Mietinkasso und Mahnwesen bei Zahlungsrückständen
- Verwaltung der Mietkaution
- Erstellung der Betriebskostenabrechnung für den Mieter
- Kommunikation mit Mietern als Ansprechpartner vor Ort
- Koordination von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen innerhalb der Wohnung
Gerade für Eigentümer, die nicht auf Fehmarn leben und ihre Wohnung vermieten, ist die SEV eine sinnvolle Lösung. Der Verwalter vor Ort kann schnell auf Mieteranliegen reagieren, Reparaturen koordinieren und Übergaben durchführen, ohne dass der Eigentümer selbst anreisen muss.
Die Mietverwaltung – Aufgaben und Zuständigkeiten
Was ist eine Mietverwaltung?
Die Mietverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung eines gesamten Mietobjekts im Auftrag des Eigentümers, typischerweise eines Mehrfamilienhauses mit mehreren Mietwohnungen.
Der wesentliche Unterschied zur SEV: Die Mietverwaltung ist für das gesamte Gebäude zuständig, nicht nur für einzelne Wohnungen innerhalb einer WEG. Der Eigentümer besitzt hier das gesamte Objekt und beauftragt die Verwaltung mit der Betreuung aller Einheiten und des Gebäudes als Ganzes.
Wie die SEV basiert auch die Mietverwaltung auf dem BGB und einem individuellen Verwaltervertrag.
Die konkreten Aufgaben der Mietverwaltung
Die Mietverwaltung umfasst die Aufgaben der SEV und geht darüber hinaus:
- Verwaltung des gesamten Gebäudes einschließlich aller Gemeinschaftsflächen
- Betriebskostenabrechnung für sämtliche Mietparteien
- Instandhaltung und Instandsetzung des gesamten Objekts
- Vermietung leerstehender Einheiten
- Durchsetzung von Mietanpassungen und Mieterhöhungen im gesetzlichen Rahmen
- Übergabe und Abnahme aller Wohneinheiten
- Abschluss und Überwachung von Verträgen für das Gesamtobjekt (Versicherungen, Hausmeisterdienste, Wartungsverträge)
WEG, SEV oder Mietverwaltung – Zuständigkeiten und Unterschiede auf einen Blick
Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Unterschiede der drei Verwaltungsarten zusammen:
| Kriterium | WEG-Verwaltung | SEV | Mietverwaltung |
|---|---|---|---|
| Zuständig für | Gemeinschaftseigentum | Sondereigentum | Gesamtes Mietobjekt |
| Auftraggeber | Eigentümergemeinschaft | Einzelner Eigentümer | Einzelner Eigentümer |
| Rechtsgrundlage | Wohnungseigentumsgesetz | BGB + Verwaltervertrag | BGB + Verwaltervertrag |
| Vermietung | Nein | Ja | Ja |
| Eigentümerversammlung | Ja (Pflicht) | Nein | Nein |
| Typische Objekte | ETW-Anlage mit mehreren Eigentümern | Vermietete ETW in einer WEG | Mietshaus mit einem Eigentümer |
Welche Hausverwaltung brauche ich? – Entscheidungshilfe
Die Frage „Welche Hausverwaltung ist für mich zuständig?“ lässt sich am besten anhand Ihrer konkreten Eigentumssituation beantworten. Die folgenden Szenarien helfen Ihnen bei der Zuordnung:
Sie besitzen eine Eigentumswohnung und vermieten diese
In diesem Fall sind in der Regel zwei Verwaltungen im Spiel: Die WEG-Verwaltung wird von der Eigentümergemeinschaft gemeinsam bestellt und kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum.
Für Ihre vermietete Wohnung selbst benötigen Sie zusätzlich eine Sondereigentumsverwaltung (SEV), die sich um die Belange Ihrer Einheit und Ihres Mieters kümmert.
Sie sind Teil einer Eigentümergemeinschaft und nutzen Ihre Wohnung selbst
Hier reicht die WEG-Verwaltung in der Regel aus. Eine Sondereigentumsverwaltung ist nicht erforderlich, da Sie Ihre Wohnung selbst bewohnen und keine Mietangelegenheiten anfallen.
Ihnen gehört ein ganzes Mehrfamilienhaus mit mehreren Mietwohnungen
Da das gesamte Objekt Ihnen gehört, gibt es keine Eigentümergemeinschaft und somit keine WEG-Verwaltung. Sie benötigen eine Mietverwaltung, die sich um das Gebäude und alle Mietverhältnisse kümmert.
Sie vermieten Ihre Eigentumswohnung und Ihr WEG-Verwalter bietet auch SEV an
Das ist der Idealfall: Alles aus einer Hand. Der Verwalter kennt das Objekt und seine Besonderheiten bereits, die Kommunikation ist unkompliziert und die Abstimmung zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum läuft reibungslos.
Für Eigentümer auf Fehmarn, die nicht vor Ort leben, ist eine lokale Verwaltung, die sowohl WEG als auch SEV abdeckt, besonders empfehlenswert.
So ist sichergestellt, dass sowohl das Gemeinschaftseigentum als auch Ihre Wohnung zuverlässig betreut werden, ohne dass Sie bei jedem Anliegen selbst anreisen müssen.
Fazit
Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind vielfältig und je nach Verwaltungsart unterschiedlich verteilt. Die WEG-Verwaltung ist zuständig für das Gemeinschaftseigentum, die Sondereigentumsverwaltung kümmert sich um einzelne vermietete Wohnungen und die Mietverwaltung betreut ganze Mietobjekte.
Welche Verwaltungsart Sie benötigen, hängt von Ihrer Eigentumssituation ab: Sind Sie Teil einer Eigentümergemeinschaft? Vermieten Sie Ihre Wohnung? Oder gehört Ihnen ein ganzes Mehrfamilienhaus?
Als Hausverwaltung auf Fehmarn bieten wir, die Hausverwaltung Inselblume, alle drei Verwaltungsarten aus einer Hand.
Ob WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung oder Mietverwaltung: Wir übernehmen die Aufgaben und Zuständigkeiten, die zu Ihrer Immobilie passen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Sie möchten mehr über die Kosten einer Hausverwaltung erfahren? Dann lesen Sie unseren Ratgeber: Was kostet eine Hausverwaltung?
Sie suchen eine Hausverwaltung auf Fehmarn, die Ihre Immobilie kompetent und zuverlässig betreut? Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung. Gemeinsam finden wir die passende Verwaltungslösung für Ihre Immobilie.
Die häufigsten Fragen zu den Zuständigkeiten einer Hausverwaltung
Was sind die wichtigsten Aufgaben einer Hausverwaltung?
Die Aufgaben einer Hausverwaltung lassen sich in drei Bereiche gliedern: kaufmännische Aufgaben (Buchführung, Abrechnungen, Rücklagenverwaltung), technische Aufgaben (Instandhaltung, Objektbegehungen, Handwerkerkoordination) und rechtliche Aufgaben (Vertragsmanagement, Vertretung gegenüber Dritten, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben).
Was ist der Unterschied zwischen WEG-Verwaltung und Mietverwaltung?
Die WEG-Verwaltung betreut das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft (z. B. Dach, Fassade, Treppenhaus). Die Mietverwaltung betreut ein gesamtes Mietobjekt im Auftrag eines einzelnen Eigentümers. Die WEG-Verwaltung basiert auf dem Wohnungseigentumsgesetz, die Mietverwaltung auf dem BGB.
Was ist der Unterschied zwischen SEV und Mietverwaltung?
Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) verwaltet eine einzelne Eigentumswohnung innerhalb einer WEG, typischerweise wenn diese vermietet wird. Die Mietverwaltung hingegen bezieht sich auf ein gesamtes Gebäude mit mehreren Mieteinheiten, das einem Eigentümer gehört.
Ist eine Hausverwaltung Pflicht?
Für Wohnungseigentümergemeinschaften mit mehr als acht Einheiten ist die Bestellung eines zertifizierten Verwalters seit der WEG-Reform 2020 (WEMoG) Pflichtbestandteil einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Kleinere WEGs können durch einstimmigen Beschluss auf einen zertifizierten Verwalter verzichten.
Kann der WEG-Verwalter auch die SEV übernehmen?
Ja, das ist möglich und in vielen Fällen sinnvoll. Da der WEG-Verwalter das Objekt bereits kennt, kann er die Sondereigentumsverwaltung oft effizienter übernehmen. Allerdings muss dafür ein separater SEV-Vertrag mit dem einzelnen Eigentümer abgeschlossen werden.
Darf eine Hausverwaltung rechtlich beraten?
Nein. Eine Hausverwaltung darf keine Rechtsberatung erbringen – das ist nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten vorbehalten.
Die Verwaltung wendet den rechtlichen Rahmen im Verwaltungsalltag an, hält Fristen ein und setzt Beschlüsse formal korrekt um. Bei individuellen Rechtsfragen, Vertragsprüfungen im Streitfall oder rechtlichen Auseinandersetzungen ist anwaltlicher Rat erforderlich.
Eine gute Hausverwaltung erkennt diese Grenze und weist Eigentümer frühzeitig darauf hin.
Wer ist zuständig, wenn in meiner Wohnung etwas kaputt geht?
Das hängt davon ab, ob der Schaden das Gemeinschafts- oder das Sondereigentum betrifft. Für Gemeinschaftseigentum (z. B. die Heizungsanlage, das Dach oder gemeinsam genutzte Leitungen) ist die WEG-Verwaltung zuständig.
Für Sondereigentum (z. B. den Wasserhahn in Ihrer Küche oder den Bodenbelag) sind Sie als Eigentümer selbst oder Ihre Sondereigentumsverwaltung verantwortlich, wenn Sie eine beauftragt haben.